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Linee guida in caso di eventi catastrofali

Disastri naturali come incendi, tempeste, alluvioni o terremoti possono minacciare le persone e le comunità, interrompere l’operatività delle aziende e lasciare dietro di sé una danni significativi.

08/28/2023 · 6 minuti di lettura

I principali eventi catastrofali, come alluvioni, tempeste, inondazioni o terremoti, costituiscono una minaccia per le persone e possono provocare significativi effetti distruttivi.

Al verificarsi di questi eventi, le Organizzazioni e le Autorità intervengono immediatamente a protezione della popolazione ed al soccorso dei feriti e degli sfollati.

Completate le attività di soccorso alla popolazione si può avviare l’attività di valutazione dei danni materiali e da interruzione delle attività subiti dalle aziende.

Tale processo può essere complesso e intricato, a seconda della natura dell'evento, delle coperture coinvolte e delle parti interessate. Tuttavia, è possibile ottimizzarlo per renderlo efficiente e tempestivo.

La pianificazione preventiva è fondamentale

Quando c'è un’allerta di potenziale catastrofe naturale, ad esempio una forte tempesta in arrivo, il processo di gestione del rischio e dei potenziali sinistri deve iniziare prima dell'evento. Ciò consente di adottare misure adeguate volte a proteggere e preservare i propri assets, riorganizzare le catene di approvvigionamento nonché di predisporre delle procedure per avvisare tempestivamente il broker e l’assicuratore in caso di gravi perdite.

8 azioni post-sinistro

Quando avviene un sinistro, occorre gestire un’emergenza, prendere decisioni importanti e spesso la maggior parte degli errori avviene proprio nelle prime ore e nei primi giorni successivi all’evento, con implicazioni rilevanti sulla gestione della pratica assicurativa.

Per accelerare il processo di ripresa e facilitare la successiva valutazione e gestione delle richieste assicurative dovreste prendere in considerazione le seguenti azioni:

  1. Dimostrare le perdite. Per dimostrare i danni subiti in caso di sinistro, è fondamentale fornire prove concrete che supportino l’effettiva consistenza dei danni provocati dall’evento.  Un’opportuna documentazione fotografica dei beni danneggiati o degli eventuali ostacoli che impediscono l'accesso alle tue proprietà, in caso di negato accesso, potrà supportare e comprovare le perdite subite.   A tal proposito, è possibile sfruttare le tecnologie moderne per ottenere informazioni cruciali sulle proprietà che rimangono inaccessibili. Le immagini catturate da droni, veicoli aerei, satelliti e altre fonti di intelligenza visiva possono fornire una panoramica dettagliata dei danni subiti dagli asset assicurati. Queste informazioni possono essere di grande aiuto nel determinare l'entità delle tue perdite ed avviare il processo di richiesta di indennizzo assicurativo.
    La tempestività nella raccolta di prove ed informazioni è fondamentale per garantire una gestione efficace del sinistro. È fondamentale conservare tutte le prove raccolte in modo sicuro e contattare tempestivamente il tuo Broker per avviare il processo di richiesta di indennizzo.
  2. Salvaguardare i beni danneggiati.  A meno che non vi siano problemi di sicurezza, è importante astenersi dal rimuovere o intervenire sui beni o sulle attrezzature danneggiate fino a quando il perito dell’assicurazione non sarà in grado di visitare il sito e di effettuare una ispezione. Se ci sono problemi di sicurezza che richiedono lo spostamento o la rimozione dei beni danneggiati, assicuratevi di scattare prima delle foto di dettaglio dei beni coinvolti e dell'area circostante. Inoltre, se non diversamente indicato dalle autorità governative o dal personale addetto alla sicurezza, conservate tutti i beni danneggiati in un deposito temporaneo fino a quando non potranno essere ispezionati da un perito. Quanto sopra evidenzia l’importanza nel farsi coadiuvare in tali operazioni ed accorgimenti da un perito di parte nominato.
  3. Stimare le perdite.  Sulla base delle informazioni acquisite si procede con una prima stima del danno. La preparazione e la quantificazione analitica dei danni dovrà essere presentata tenendo in considerazione le linee guida previste dalla polizza di riferimento.  In questa fase è importante l’allineamento con il perito di parte eventualmente nominato in modo da verificare eventuali aree di criticità. Oltre a calcolare i costi di sostituzione dei beni danneggiati o distrutti, considerate anche gli impatti aziendali a lungo termine. Ad esempio, quanto tempo ci vorrà prima di poter tornare alle normali attività?  Quanto costerà trasferire alcune o tutte le attività in un'altra sede? Queste informazioni andranno condivise con il Broker e di conseguenza con il relativo assicuratore.
  4. Presentare dei documenti/ preventivi.  Quando si inizia a determinare i costi di intervento e di sostituzione degli assets danneggiati, è importante ottenere dai fornitori i preventivi di ripristino / sostituzione degli assets danneggiati. Questo vale sia per le riparazioni temporanee volte a minimizzare i danni ed a consentire la ripresa delle attività, sia per i ripristini definitivi.
  5. Definire un protocollo di comunicazione.  È importante definire un efficace protocollo di comunicazione con tutti i team coinvolti nella gestione e quantificazione del claim. Adeguati e condivisi meeting notes tra le parti riducono il rischio di fraintendimenti e di supposizioni errate. Predisporre un protocollo di tracciamento delle varie richieste di informazioni – noto anche come RFI (request of information) - faciliterà l’assegnazione delle varie tasks, delle tempistiche e delle relative responsabilità.
  6. Raccogliere la documentazione comprovante tutti i costi da sostenere/sostenuti. Fondamentale è la raccolta dei documenti per comprovare tutti i costi relativi al processo di rimborso es: ordini di acquisto, preventivi e relative fatture di ripristino e rimpiazzo nonché eventuali maggiori costi. Andranno documentati anche eventuali costi associati alla continuità operativa giustificandone la necessità.
  7. Riconoscere elementi di criticità non appena si manifestano.  Ogni richiesta di indennizzo comporta questioni o aspetti da chiarire nel corso del processo. È importante affrontare il prima possibile eventuali criticità assicurative al fine di trovare un accordo con l’assicuratore ed i loro periti appena possibile. Questo approccio contribuirà a ridurre al minimo le controversie alla fine del processo di indennizzo.
  8. Preparazione della richiesta di indennizzo.  Gli assicuratori si aspettano che l'assicurato presenti una richiesta di indennizzo ampiamente documentata. Tale preparazione e quantificazione del danno richiede la produzione di molteplici documenti, informazioni e chiarimenti che spesso rendono faticoso e dispendioso tutto il processo. È opportuno, inoltre, che tale presentazione venga costruita in relazione alle garanzie di polizza. Questa attività può essere supportata da un perito di parte tenendo presente che la polizza può prevedere il rimborso in tutto o in parte dell’onorario del perito di parte.

La ricostruzione e la ripresa a seguito di un grave evento catastrofale può richiedere tempo. Tuttavia, è fondamentale avviare il processo assicurativo al fine dell’ottenimento dell’indennizzo il prima possibile. Assicurarsi di essere in possesso di tutte le informazioni necessarie a comprovare le perdite subite e le spese necessarie a prevenire ulteriori danni agli assets può contribuire ad accelerare il recupero e la ripresa delle attività.

Consigli in materia di copertura assicurativa in caso di catastrofi naturali

 

I nostri esperti

Emanuela Allegretti

Emanuela Allegretti

Head of Claims Solutions, Italy

  • Italy

Francesco Bilotta

Francesco Bilotta

Managing Consultant, Marsh

  • Italy

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