Skip to main content
Marsh logo

Article

Rapport d'incident efficace pour les réclamations d'assurance

Une approche globale de la déclaration des incidents peut atténuer les risques, rationaliser le processus de réclamation et favoriser une culture d'amélioration continue.

03/31/2025 · Lecture de 7 minutes

Une approche approfondie et complète en matière de signalement des incidents peut aider les organisations à atténuer les risques potentiels, à simplifier le processus de réclamation et à favoriser une culture d’amélioration continue.

Un signalement efficace des incidents est la pierre angulaire de l’atténuation et de la gestion proactives des risques. Le signalement inadéquat d’incident pour la réclamation d’assurance peut donner lieu à des renseignements inexacts, l’augmentation de pertes financières, des problèmes de conformité réglementaire et une atteinte au moral des employés ainsi qu’à la réputation de l’organisation. Il est essentiel de signaler les incidents en temps opportun et avec exactitude pour permettre une gestion efficace des risques, prévenir les incidents futurs et maintenir la confiance avec les parties prenantes.

Lorsque les incidents sont systématiquement transcrits et communiqués, les organisations parviennent alors à identifier des schémas, à atténuer les risques potentiels et à simplifier le processus de réclamation. Cette approche proactive améliore non seulement la sécurité et l’efficacité opérationnelle, mais contribue également à une culture de transparence et de confiance.

Considérations clés pour un signalement efficace des incidents

Les directives suivantes soulignent l’importance de mettre au point un cadre solide pour le signalement des incidents et de définir les pratiques exemplaires en matière de gestion des réponses aux incidents. Ce document ne constitue pas une liste exhaustive et doit être utilisé conjointement avec les politiques et procédures internes, ainsi qu’en conformité avec les lois et règlements locaux.

La mise en place de politiques et de procédures claires peut aider les organisations à harmoniser leur approche en matière de signalement d’incidents et à garantir une réponse cohérente dans l’ensemble de l’organisation. 

  • Politique de signalement des incidents et procédure détaillée : élaborez une politique qui décrit la manière dont les incidents doivent être signalés et qui comprend des lignes directrices précises, des délais et les principales responsabilités. Communiquez clairement à l’ensemble des employés et des parties prenantes le processus de signalement et transcrivez-le, tout en veillant à ce que ces informations soient facilement accessibles à toutes les parties concernées. 
  • Personnel désigné : nommez des personnes ou des équipes responsables de la gestion des rapports d’incident et des communications avec le fournisseur d’assurance. Assurez-vous que ces personnes sont formées et maîtrisent les exigences en matière de signalement et leur rôle à cet égard.

Afin de respecter les pratiques exemplaires en matière de signalement des incidents, les organisations doivent dûment consigner et enregistrer chaque étape du processus de réclamation.

  • Dossiers détaillés : tenez à jour une documentation détaillée des incidents, y compris la date et l’heure de l’incident, une description des faits, les personnes impliquées, les déclarations des témoins et toute pièce justificative à l’appui, comme des photos ou des vidéos. Les dossiers détaillés fournissent un compte rendu complet de l’incident et soutiennent le processus de réclamation.
  • Registre des incidents : utilisez un registre des incidents pour faire le suivi systématique de tous les détails pertinents. Il doit contenir des renseignements tels que le type d’incident, le lieu, la gravité et toute mesure immédiate prise. Ce registre rassemble toutes les informations relatives aux incidents dans un référentiel centralisé et facilite l’accès à ces informations lors du processus de réclamation.

Il est essentiel pour la gestion des incidents qu’ils soient signalés rapidement, car cela permet de se conformer aux exigences de la police d’assurance et de recevoir une réponse rapide de la part de l’assureur, accélérant ainsi le processus de réclamation et augmentant les chances d’une résolution satisfaisante de l’incident.

  • Délai de signalement : prenez connaissance des délais prévus par votre police d’assurance pour le signalement des incidents. Toutes les parties concernées doivent connaître les exigences particulières relatives au signalement afin de garantir la conformité.
  • Action immédiate : avisez votre assureur dès qu’un incident se produit. En signalant rapidement l’incident, vous obtenez une réponse rapide de la part de la compagnie d’assurance et vous aidez à accélérer le processus de réclamation. Fournissez tous les détails et tous les documents nécessaires à l’appui de votre réclamation.

La préparation des réclamations permet de s’assurer que tous les renseignements nécessaires et les documents pertinents sont organisés et facilement accessibles dans le but d’aider les organisations à réduire les délais de traitement et à accroître leurs chances de parvenir à une résolution réussie des réclamations.

  • Recueillir les renseignements nécessaires : rassemblez tous les renseignements requis pour la réclamation, y compris le numéro de police, les détails de l’incident, les coûts estimés et tous les documents justificatifs pertinents. Le fait d’avoir ces renseignements à portée de main simplifie le processus de réclamation et réduit les délais.
  • Remplir le formulaire de réclamation : assurez-vous que le formulaire de réclamation est rempli de façon précise et complète pour éviter les retards. Vérifiez à nouveau tous les renseignements avant de les soumettre pour éviter les erreurs. Veuillez également fournir rapidement toute documentation ou preuve supplémentaire demandée par le fournisseur d’assurance.

Une communication efficace avec les courtiers favorise la transparence et veille à ce que toutes les parties soient sur la même longueur d’onde tout au long du processus de réclamation. En maintenant des voies de communication ouvertes et en assurant un suivi proactif de l’état des réclamations, les organisations parviennent à résoudre rapidement tout problème éventuel, ce qui permet en fin de compte d’obtenir une résolution plus harmonieuse et plus efficace.

  • Contact direct : gardez les lignes de communication ouvertes avec votre fournisseur d’assurance tout au long du processus de réclamation. Désignez un point de contact au sein de votre organisation pour gérer toutes les communications avec l’assureur.
  • Suivi : faites un suivi régulier de l’état d’avancement de votre réclamation pour vous assurer qu’elle est traitée en temps opportun. Conservez un registre de toutes les communications avec l’assureur, y compris les dates, les heures et les personnes impliquées. Cette approche proactive aide à résoudre rapidement tout problème ou retard éventuel.

Il est essentiel pour les organismes publics de régulièrement passer en revue les couvertures d’assurance dans le cadre de la gestion des réponses aux incidents, car ces révisions leur permettent de bien comprendre les limites des garanties, les exclusions et les exigences en matière de signalement des incidents. En restant informées et en ajustant la garantie selon les changements opérationnels et l’exposition au risque, les organisations peuvent atténuer efficacement les lacunes potentielles et améliorer leur préparation en cas d’incidents imprévus.

  • Examen de la police : passez régulièrement en revue votre police d’assurance avec votre courtier pour comprendre les limites de garantie, les exclusions et les exigences particulières concernant le signalement des incidents. Restez informé sur votre police afin d’assurer la conformité et de maximiser la couverture. Consultez votre courtier ou agent d’assurance si vous avez des questions ou des préoccupations.
  • Mise à jour de la couverture : ajustez votre garantie au besoin en fonction de l’évolution de vos activités, de vos actifs ou de votre exposition aux risques.  Évaluez régulièrement vos besoins en matière d’assurance pour garantir une protection adéquate. Envisagez de procéder à une évaluation complète des risques pour identifier des lacunes potentielles dans la couverture.

La formation et la sensibilisation sont des éléments essentiels d’une gestion efficace de la réponse aux incidents, car elles permettent aux employés de reconnaître, de signaler et de rapporter les incidents avec exactitude et rapidité. En favorisant une culture de sensibilisation et de la responsabilité en matière d’incidents, les organisations peuvent considérablement améliorer leur capacité à atténuer les risques et à optimiser les résultats, particulièrement en ce qui concerne les réclamations d’assurance et la résilience opérationnelle globale.

  • Formation du personnel : organisez des séances de formation pour les employés pour qu’ils puissent apprendre à reconnaître et à signaler les incidents de manière efficace. Sensibilisez-les à l’importance d’un signalement précis et rapide. Donnez-leur des conseils sur la façon de recueillir les informations pertinentes et de consigner correctement les incidents.
  • Campagnes de sensibilisation : sensibilisez les employés à l’importance du signalement des incidents et à son incidence potentielle sur les réclamations d’assurance. Promouvez une culture de sensibilisation et de responsabilité en matière d’incidents au sein de votre organisation. Utilisez divers canaux de communication pour renforcer le message.

L’analyse après-incident fournit des renseignements précieux sur l’efficacité des procédures de signalement et permet d’identifier les points à améliorer. En procédant à des examens approfondis et en consignant les leçons apprises, les organisations peuvent non seulement prévenir des incidents similaires à l’avenir, mais aussi favoriser une culture d’amélioration continue qui renforce la résilience globale et l’efficacité opérationnelle.

  • Réexaminer les procédures : après un incident et sa résolution, passez en revue l’incident et son processus de signalement afin d’identifier les points à améliorer. Évaluez l’efficacité de vos procédures de signalement des incidents et apportez les ajustements nécessaires. Envisagez d’effectuer une analyse des causes fondamentales pour identifier les facteurs sous-jacents contribuant aux incidents.
  • Leçons apprises : consignez les leçons tirées des incidents et intégrez-les aux pratiques de formation et de gestion des incidents à venir. Partagez ces leçons avec les parties prenantes concernées afin d’éviter que des incidents similaires ne se reproduisent à l’avenir. Améliorez continuellement vos processus de signalement des incidents sur la base de ces renseignements.

Le soutien juridique est important dans la gestion des réponses aux incidents, car il peut aider les organisations à naviguer dans le paysage complexe de la responsabilité et de la conformité. Faire appel à un conseiller juridique dès le début du processus permet d’aborder au plus vite les implications juridiques potentielles, de protéger les intérêts de l’organisation et de garantir le respect des lois et règlements applicables.

  • Consulter un conseiller juridique : dans les cas complexes ou en cas de doute sur la responsabilité, il faut envisager de consulter des professionnels du droit afin d’évaluer les implications juridiques potentielles. Les conseils juridiques peuvent aider à assurer la conformité aux exigences juridiques et à protéger les intérêts de votre organisation. 

En mettant en œuvre un cadre complet de signalement des incidents, les organisations peuvent non seulement améliorer leur résilience opérationnelle, mais aussi favoriser une culture de responsabilité et de transparence. 

La formation continue, la communication en temps opportun et la transcription détaillée sont des éléments essentiels qui permettent aux employés de réagir efficacement en cas d’incident. En accordant la priorité à ces pratiques, les organisations peuvent mieux gérer les complexités de l’atténuation des risques et assurer une approche proactive de la gestion des incidents, en protégeant leurs intérêts et en favorisant un environnement de travail plus sécuritaire.

Pour en savoir plus sur le renforcement du processus de signalement des incidents de votre organisation, communiquez avec un représentant de Marsh.

Communiquer avec nous

Renseignements pertinents

Group of volunteers with face mask working in community charity donation center.

Article

Gestion des risques pour les entreprises publics: L’implications de rougeole sur la santé publics

04/03/2025
Fire exit metallic doors with staircase

Article

Gestion des risques pour les organismes publics: l’importance des portes coupe-feu

03/07/2025
Hospital Ward: Friendly Black Head Nurse Uses Stethoscope to Listen to Heartbeat and Lungs of Recovering Male Patient Resting in Bed, Does Checkup. Man Getting well after Successful Surgery

Article

Gestion des risques pour les établissements de soins de santé : utilisation sécuritaire des côtés de lit

10/09/2024
Woman consoling a man with a checkered shirt. Talk therapy. Mental health concept.

Article

Gestion des risques pour les établissements de soins de santé : prévention de l’automutilation et du suicide

10/09/2024
En voir plus